Arkibos est un cabinet de conseil indépendant, spécialisé dans la gouvernance de l’information, l’archivage et l’accompagnement au changement organisationnel.
Notre métier ? Organiser, structurer, fluidifier. Pour que l’information ne soit jamais un frein, mais toujours une ressource.
Audit, stratégie, cadrage
Coordination, suivi et appui aux équipes projets
Prendre en main l’archivage et la gouvernance de l’information
Le zèbre nous accompagne depuis la création d’Arkibos. Il est pour nous bien plus qu’un emblème.
Par sa présence affirmée, sa silhouette reconnaissable entre toutes, sa vision à 360°, son esprit de groupe et sa mobilité constante, le zèbre incarne ce que nous sommes :
engagées auprès de nos clients et de nos communautés professionnelles, flexibles, adaptables et expertes dans nos domaines.
Nous vous offrons un service à l’image du zèbre : unique.
Notre nom, qui signifie Archives en philippin, fait aussi un clin d’œil au système d’identifiant ARK (Archival Resource Key) mis en place par la California Digital Library.
Il a vocation à identifier des objets de manière pérenne. Une autre des ambitions qui nous anime : accompagner durablement nos clients afin qu’ils disposent de solutions pérennes et fiables dans le temps.
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Arkibos accompagne les entreprises, publiques et privées, dans la gouvernance de leur information, avec rigueur, souplesse et engagement.
Notre équipe à taille humaine s’engage avec sincérité auprès de ses clients. Chacune de nos missions repose sur une écoute active, une expertise pointue et un accompagnement sur-mesure, pensé pour s’adapter à la réalité du terrain. Notre valeur ajoutée : transformer la complexité documentaire en clarté opérationnelle.
Mission réalisée par Arkibos en sous-traitance de son partenaire CGI
Dans le cadre de sa stratégie de modernisation de la gestion documentaire, le Ministère des Armées a lancé ARCHIPEL, une plateforme d’archivage hybride (physique et numérique) basée sur la solution libre VITAM, développée dans le cadre d’un programme interministériel.
ARCHIPEL vise à garantir la conservation sécurisée à long terme de très gros volumes d’archives, tout en respectant les normes archivistiques (SEDA, NF Z42-013). Ce système est opéré par le Service Historique de la Défense et développé par CGI, avec une interface basée sur everteam.archive et un back office VITAM.
Recueil et analyse des besoins :
Identification des exigences métiers et réglementaires
Formalisation des cas d’usage archivistiques
Rédaction du dossier de conception :
Définition des fonctionnalités cibles de la solution ARCHIPEL
Structuration des flux et des services attendus
Accompagnement fonctionnel :
Présentation régulière de la solution à l’équipe projet du Ministère
Alignement des développements avec les attentes des utilisateurs
Formation des équipes CGI :
Prise en main de la solution everteam.archive
Sensibilisation aux enjeux spécifiques de l’archivage mixte
L’expertise d’Arkibos a permis de sécuriser le cadrage fonctionnel et de structurer le déploiement d’ARCHIPEL dans une logique de conformité et d’industrialisation.
Dans une logique de pérennisation des savoirs et de valorisation de la mémoire technique, la SNCF Gares et connexions– Pôle Conception et Réalisation (CR) de la région Auvergne-Rhône-Alpes a engagé un projet de structuration documentaire autour de ses opérations en gare.
Ce projet, mené dans une logique de montée en maturité documentaire, permet à la SNCF d’anticiper la mise en place d’une GED pertinente et de valoriser la mémoire des projets ferroviaires à l’échelle régionale.
Confronté à des processus documentaires éclatés et à une multiplicité d’outils, Lyon Métropole Habitat a sollicité Arkibos pour une étude stratégique. L’objectif ? Poser les bases d’une gouvernance de l’information claire et optimisée, dans un contexte de transformation digitale accélérée.
Poursuivant sa transformation, Lyon Métropole Habitat a ensuite choisi Arkibos pour déployer la Gouvernance de l’information.
Ce projet stratégique permet à Lyon Metropole Habitat de mettre en œuvre une gouvernance unifiée de l’information indispensable à sa modernisation, à son excellence opérationnelle et à la maîtrise de ses obligations réglementaires. Il lui permet également de sécuriser et structurer durablement ses archives numériques, en cohérence avec sa trajectoire de transformation digitale.
Mission réalisée par Arkibos en sous-traitance de son partenaire Xelians
Dans le cadre de sa stratégie de modernisation documentaire, le Ministère de la Justice a initié le projet Axone pour déployer un système d’archivage hybride (papier et numérique) à valeur probante, basé sur la solution XAM intégrant le cœur VITAM et hébergée dans le cloud d’État NUBO. Ce projet remplace la solution d’archivage papier Avenio devenue obsolète.
Grâce au projet Axone, le ministère dispose désormais d’un socle robuste et conforme pour gérer ses archives hybrides à long terme.
Promoteur immobilier présent sur tout le territoire français, Kaufman & Broad a sollicité Arkibos pour structurer la gestion de ses archives dans une logique d’harmonisation, de conformité et de réduction des coûts. L’objectif : définir une politique d’archivage physique et électronique à l’échelle du groupe.
Cette mission d’audit et de cadrage s’est poursuivie avec la mise en œuvre de la feuille de route définie lors du cadrage. Arkibos a piloté un projet stratégique : centraliser les fonds d’archives papier de Kaufman & Broad jusque-là dispersés apurés de plusieurs tiers-archiveurs, en les transférant vers un prestataire unique tout en améliorant la qualité des inventaires.
Grâce à cette démarche, Kaufman & Broad pose les bases d’une gouvernance documentaire pérenne, intégrant les enjeux réglementaires, organisationnels et technologiques.
Le projet d’optimisation des archives physiques du groupe, piloté de bout en bout par Arkibos, permet à Kaufman & Broad de renforcer la maîtrise de son patrimoine documentaire, tout en rationalisant ses coûts et en sécurisant ses obligations réglementaires.
Immo Mousquetaires, foncière emblématique du Groupement des Mousquetaires, (Intermarché, Netto, Bricomarché…), gère un patrimoine immobilier vaste et complexe. Pourtant, ses documents, essentiels à ses opérations — plans, contrats, autorisations administratives — dormaient dispersés, non structurés, dans des répertoires numériques. Cette situation freinait l’accès rapide, la traçabilité et la conformité, créant un vrai risque opérationnel et juridique.
Face à cette situation, Immo Mousquetaire a lancé un projet global de refonte documentaire avec l’appui d’Arkibos. Objectif : sécuriser, structurer et valoriser ce patrimoine documentaire.
Plus qu’un simple projet informatique, il s’agit d’une transformation organisationnelle, métier et culturelle, visant à faire de la gestion documentaire un levier de performance, de conformité et de valorisation de l’information.
Faisant partie des leaders mondiaux de la mobilité partagée, Keolis co construit avec les autorités des solutions de transport en commun sûres, performantes et durables qui renforcent l’attractivité des territoires.
Sur la base d’un référentiel de plus de 600 typologies de document défini par son pôle Performance et transversalité, Keolis Lyon a souhaité être accompagné pour la définition et la construction d’un référentiel de conservation, en accord avec son statut d’entreprise privée délégataire d’un service public.
Cette mission a permis à Keolis de répondre positivement et rapidement aux attentes du SYTRAL et des Archives départementales quant à l’organisation de ses archives renforçant ainsi sa position de partenaire de référence et son excellence opérationnelle.
Dans le cadre de sa stratégie de modernisation documentaire, le Ministère de la Justice a initié le projet Axone pour déployer un système d’archivage hybride (papier et numérique) à valeur probatoire, basé sur la solution XAM intégrant le cœur VITAM et hébergée dans le cloud d’État NUBO. Ce projet remplace la solution Avenio devenue obsolète.
Grâce à cette intervention, le ministère dispose désormais d’un socle robuste et conforme pour gérer ses archives hybrides à long terme.