Chez Arkibos, nous croyons que la circulation fluide et maîtrisée de l’information est essentielle au bon fonctionnement des organisations.
Nous facilitons le partage du savoir, l’accès aux archives, l’accès aux documents clés et la transmission des mémoires collectives.
Grâce à une approche sur mesure, nous aidons les équipes à mieux gérer, sécuriser et valoriser l’ensemble de leurs actifs informationnels.
Nous construisons avec vous des politiques de gouvernance solides, durables et adaptées à vos enjeux.
Analyse de l’existant, recueil et priorisation des besoins, scénarii et feuille de route : Arkibos vous aide à avoir une vision claire de votre organisation documentaire et de vos axes d’amélioration et d’optimisation.
Définir une politique d’archivage, concevoir un référentiel de conservation ou une matrice documentaire, définir une stratégie de gouvernance de l’information et concevoir un système d’information cohérent : des prérequis essentiels pour organiser l’information
Arkibos vous accompagne dans la gestion de vos archives autant physiques que numériques ou hybrides : définition des processus et procédures d’archivage physique, pilotage et gestion des relations avec les tiers-archiveur, récolement et optimisation des espaces. Coté Archivage numérique : sourcing et benchmark de solutions d’archivage électronique, définition des cinématiques de versement et processus de gestion des archives électroniques, accompagnement vers la certification NF461.
Bonnes pratiques pour organiser et gérer efficacement documents, archives et données.
Nous apportons un soutien actif à vos équipes, en pilotant vos projets ou en renforçant vos ressources.
Arkibos vous assiste dans le choix et la mise en œuvre de vos solutions : rédaction de cahiers des charges, organisation et évaluation d’un POC (preuves de concept), organisation de l’appel et de l’analyse des offres, animation des ateliers fonctionnels, rédaction et validation des spécifications fonctionnelles, accompagnement au changement organisationnel, animation de formation et production de supports pédagogiques adaptés
Organiser les ressources, les tâches et les délais, suivre l’avancement du projet et gérer les risques.
En tant que lead fonctionnel, Arkibos est votre partenaire pour cadrer, concevoir, tester, déployer et faire adopter vos solutions auprès de vos clients. Arkibos met également son expertise métier au service de vos solutions pour vous aider à définir les évolutions nécessaires, à clarifier les terminologies et formaliser les processus métiers.
Nous transmettons notre savoir-faire à travers des formations alliant théorie et mise en pratique.
Concevoir et piloter une gouvernance de l’information efficace : compréhension des enjeux, modélisation des flux, méthodologies de mise en œuvre et suivi de projet.
Maîtrisez les enjeux de l’archivage électronique et apprenez à définir, déployer et piloter une stratégie efficace avec les solutions du marché
Relevez les défis du vrac numérique : méthodes, bonnes pratiques et outils accessibles pour agir efficacement
Comprendre les enjeux et usages de la GED, connaître les solutions du marché, maîtriser les étapes clés de déploiement, modéliser vos processus et inscrire la GED dans une stratégie globale de gouvernance de l’information.
Mission réalisée par Arkibos en sous-traitance de son partenaire CGI
Dans le cadre de sa stratégie de modernisation de la gestion documentaire, le Ministère des Armées a lancé ARCHIPEL, une plateforme d’archivage hybride (physique et numérique) basée sur la solution libre VITAM, développée dans le cadre d’un programme interministériel.
ARCHIPEL vise à garantir la conservation sécurisée à long terme de très gros volumes d’archives, tout en respectant les normes archivistiques (SEDA, NF Z42-013). Ce système est opéré par le Service Historique de la Défense et développé par CGI, avec une interface basée sur everteam.archive et un back office VITAM.
Recueil et analyse des besoins :
Identification des exigences métiers et réglementaires
Formalisation des cas d’usage archivistiques
Rédaction du dossier de conception :
Définition des fonctionnalités cibles de la solution ARCHIPEL
Structuration des flux et des services attendus
Accompagnement fonctionnel :
Présentation régulière de la solution à l’équipe projet du Ministère
Alignement des développements avec les attentes des utilisateurs
Formation des équipes CGI :
Prise en main de la solution everteam.archive
Sensibilisation aux enjeux spécifiques de l’archivage mixte
L’expertise d’Arkibos a permis de sécuriser le cadrage fonctionnel et de structurer le déploiement d’ARCHIPEL dans une logique de conformité et d’industrialisation.
Mission réalisée par Arkibos en sous-traitance de son partenaire Xelians
Dans le cadre de sa stratégie de modernisation documentaire, le Ministère de la Justice a initié le projet Axone pour déployer un système d’archivage hybride (papier et numérique) à valeur probante, basé sur la solution XAM intégrant le cœur VITAM et hébergée dans le cloud d’État NUBO. Ce projet remplace la solution d’archivage papier Avenio devenue obsolète.
Grâce au projet Axone, le ministère dispose désormais d’un socle robuste et conforme pour gérer ses archives hybrides à long terme.
Faisant partie des leaders mondiaux de la mobilité partagée, Keolis co construit avec les autorités des solutions de transport en commun sûres, performantes et durables qui renforcent l’attractivité des territoires.
Sur la base d’un référentiel de plus de 600 typologies de document défini par son pôle Performance et transversalité, Keolis Lyon a souhaité être accompagné pour la définition et la construction d’un référentiel de conservation, en accord avec son statut d’entreprise privée délégataire d’un service public.
Cette mission a permis à Keolis de répondre positivement et rapidement aux attentes du SYTRAL et des Archives départementales quant à l’organisation de ses archives renforçant ainsi sa position de partenaire de référence et son excellence opérationnelle.
Dans une logique de pérennisation des savoirs et de valorisation de la mémoire technique, la SNCF Gares et connexions– Pôle Conception et Réalisation (CR) de la région Auvergne-Rhône-Alpes a engagé un projet de structuration documentaire autour de ses opérations en gare.
Ce projet, mené dans une logique de montée en maturité documentaire, permet à la SNCF d’anticiper la mise en place d’une GED pertinente et de valoriser la mémoire des projets ferroviaires à l’échelle régionale.
Immo Mousquetaires, foncière emblématique du Groupement des Mousquetaires, (Intermarché, Netto, Bricomarché…), gère un patrimoine immobilier vaste et complexe. Pourtant, ses documents, essentiels à ses opérations — plans, contrats, autorisations administratives — dormaient dispersés, non structurés, dans des répertoires numériques. Cette situation freinait l’accès rapide, la traçabilité et la conformité, créant un vrai risque opérationnel et juridique.
Face à cette situation, Immo Mousquetaire a lancé un projet global de refonte documentaire avec l’appui d’Arkibos. Objectif : sécuriser, structurer et valoriser ce patrimoine documentaire.
Plus qu’un simple projet informatique, il s’agit d’une transformation organisationnelle, métier et culturelle, visant à faire de la gestion documentaire un levier de performance, de conformité et de valorisation de l’information.
Confronté à des processus documentaires éclatés et à une multiplicité d’outils, Lyon Métropole Habitat a sollicité Arkibos pour une étude stratégique. L’objectif ? Poser les bases d’une gouvernance de l’information claire et optimisée, dans un contexte de transformation digitale accélérée.
Poursuivant sa transformation, Lyon Métropole Habitat a ensuite choisi Arkibos pour déployer la Gouvernance de l’information.
Ce projet stratégique permet à Lyon Metropole Habitat de mettre en œuvre une gouvernance unifiée de l’information indispensable à sa modernisation, à son excellence opérationnelle et à la maîtrise de ses obligations réglementaires. Il lui permet également de sécuriser et structurer durablement ses archives numériques, en cohérence avec sa trajectoire de transformation digitale.
Promoteur immobilier présent sur tout le territoire français, Kaufman & Broad a sollicité Arkibos pour structurer la gestion de ses archives dans une logique d’harmonisation, de conformité et de réduction des coûts. L’objectif : définir une politique d’archivage physique et électronique à l’échelle du groupe.
Cette mission d’audit et de cadrage s’est poursuivie avec la mise en œuvre de la feuille de route définie lors du cadrage. Arkibos a piloté un projet stratégique : centraliser les fonds d’archives papier de Kaufman & Broad jusque-là dispersés apurés de plusieurs tiers-archiveurs, en les transférant vers un prestataire unique tout en améliorant la qualité des inventaires.
Grâce à cette démarche, Kaufman & Broad pose les bases d’une gouvernance documentaire pérenne, intégrant les enjeux réglementaires, organisationnels et technologiques.
Le projet d’optimisation des archives physiques du groupe, piloté de bout en bout par Arkibos, permet à Kaufman & Broad de renforcer la maîtrise de son patrimoine documentaire, tout en rationalisant ses coûts et en sécurisant ses obligations réglementaires.
Dans le cadre de sa stratégie de modernisation documentaire, le Ministère de la Justice a initié le projet Axone pour déployer un système d’archivage hybride (papier et numérique) à valeur probatoire, basé sur la solution XAM intégrant le cœur VITAM et hébergée dans le cloud d’État NUBO. Ce projet remplace la solution Avenio devenue obsolète.
Grâce à cette intervention, le ministère dispose désormais d’un socle robuste et conforme pour gérer ses archives hybrides à long terme.