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formations

Avec nos formations, vous développez vos compétences, vous progressez par la pratique et vous bénéficiez d’échanges enrichissants avec vos pairs. Un accompagnement qui vous permet de mieux naviguer dans l’univers de la gouvernance et de l’organisation de l’information.

Notre approche pédagogique propose des sessions de formations (en présentiel ou distanciel) qui s’articulent autour de 4 axes : 

  • Des apports théoriques et méthodologiques 
  • Des retours d’expérience terrain 
  • Des mises en situation fictives pour s’entraîner et mettre en pratique ses connaissances
  • Des activités engageantes pour stimuler la collaboration et développer ses compétences relationnelles.

Une approche plurielle pour que chacun puisse acquérir de nouveaux savoirs et de nouvelles compétences.

Formations

Gouvernance de l’information : les clés pour bien la maîtriser

De la stratégie aux méthodes concrètes : optimisez vos flux et vos projets.

  • Comprendre les enjeux de la gouvernance de l’information
  • Savoir définir une gouvernance de l’information appropriée selon l’organisation
  • Savoir modéliser les processus métiers, les flux documentaires et de données
  • Schématiser les étapes de la gestion du cycle de vie des documents et de la donnée
  • Connaître les principales méthodes d’application et grandes étapes d’un projet de gouvernance de l’information
La gouvernance de l’information : définition et enjeux
  • Introduction à la gouvernance de l’information
  • Aborder la gouvernance de l’information par le risque : avantages et inconvénients
  • Aborder la gouvernance de l’information par la dématérialisation : avantages et inconvénients
  • Rôle des outils dans la gouvernance de l’information

 

Définir une gouvernance de l’information
  • Analyser l’existant : processus métiers, cartographie et flux documentaire, flux des données, Système d’Information
  • Définir des principes directeurs et dresser un arbre décisionnel pour aider à l’application des principes directeurs

 

Mettre en œuvre une gouvernance de l’information
  • Méthode, démarche, communication et accompagnement tout au long du projet
  • Retour d’expérience métier
  • Public : initié à la gestion documentaire et à l’archivage
  • Durée : 1 jour
  • Modalités : présentiel ou distanciel
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Vrac numérique : le traiter et le prévenir

Grâce à cette formation, vous saurez relever les défis du vrac numérique : adopter les bonnes pratiques pour l’éviter, appliquer les méthodologies adaptées pour le traiter et exploiter des outils – dont plusieurs gratuits – afin de gérer efficacement des vracs numériques.

  • Définir le vrac numérique et comprendre ses enjeux.
  • Connaître les méthodologies de travail nécessaires pour :
    • Traiter un vrac numérique.
    • Éviter de créer des vracs numériques : définir et mettre en place une gestion des données et des documents et une politique d’archivage.
  • Connaître les différents outils de traitement des vracs numériques.
  • Traiter et expérimenter le traitement d’un vrac numérique de volumétrie moyenne
  • Savoir traiter tous types de vracs numériques
Origine et définition d’un vrac numérique
  • Qu’est-ce qu’un vrac numérique ?
  • Aborder le vrac numérique : Dans quel contexte existe-t-il ? Pourquoi veux-je le traiter ? Comment auditer un fonds ? Vais-je le traiter ? Quels sont les plans d’actions possibles ? Quelles charges ? Quels outils ?
Traiter les vracs numériques :
  • Les méthodes de traitement des vracs numériques :
      1. Les étapes indispensables 
      2. La méthode 5S
  • Les outils de traitement des vracs numériques 
Prévenir les vracs numériques :
  • Les bonnes pratiques.
  • Vers la pérennisation d’une organisation documentaire saine. 
  1.  
  1.  
  • Public : initié à la gestion documentaire et à l’archivage
  • Durée : 1 jour
  • Modalités : présentiel ou distanciel
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Optimiser la mise en œuvre de l’archivage électronique

Devenez acteur de la réussite de vos projets d’archivage électronique : stratégie, solutions, déploiement… vous repartez avec une vision claire et opérationnelle.

  • Comprendre les caractéristiques de l’archivage électronique
  • Avoir une vision précise de l’état actuel de l’archivage électronique dans les organisations : enjeux, objectifs, difficultés rencontrées
  • Connaître les principales solutions d’archivage électronique du marché : caractéristiques, points forts, points faibles.
  • Maîtriser les grandes étapes d’un projet d’archivage
  • Savoir penser et traiter la place de l’archivage physique dans un projet d’archivage électronique
  • Savoir penser et intégrer l’archivage électronique dans une démarche plus globale de gouvernance de l’information.
L’archivage électronique aujourd’hui
  • Histoire de l’archivage électronique jusqu’à aujourd’hui : évolutions et spécificités, normes et réglementations
  • Les principales solutions du marché

 

Définir la stratégie d’archivage électronique
  • Les étapes et questions incontournables : Quels obligations, enjeux et besoins ? Quels outils selon la stratégie ?
  • Les méthodes pour aborder la gestion du projet

 

Mettre en œuvre la stratégie d’archivage électronique dans l’environnement existant
  • Déployer et intégrer la stratégie sans système d’archivage électronique (SAE).
  • Déployer et intégrer la stratégie avec l’appui d’un système d’archivage électronique (SAE)
  • Public : initié à la gestion documentaire et à l’archivage
  • Durée : 1 jour
  • Modalités : présentiel ou distanciel
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La GED : où en sommes-nous ?

Comprendre, choisir et déployer une GED adaptée, pour optimiser vos processus et renforcer votre gouvernance de l’information.

  • Avoir une vision précise de l’état actuel de la GED dans les organisations : enjeux, objectifs, usages, limites.
  • Connaître les principales GED du marché : caractéristiques, points forts, points faibles.
  • Maîtriser les grandes étapes d’un projet de déploiement d’une GED. 
  • Modéliser les processus d’activité et les flux documentaires.
  • Penser et intégrer la GED dans une démarche plus globale de gouvernance de l’information.
La GED aujourd’hui 
  • Histoire de la GED jusqu’à aujourd’hui : fonctionnalités, évolutions, spécificités
  • Les différents usages de la GED
  • Comment choisir la bonne GED ? Méthode et outils de comparaison de GED
  • Aux frontières de la GED, les autres outils : Intranet, plateforme documentaire, outil métier, SAE.

 

Projet de déploiement d’une GED 
  • Les étapes et prérequis nécessaires pour déployer une GED 
  • Les méthodes pour aborder la gestion du projet

 

Intégrer la GED dans son futur environnement
  • Faire valoir l’acquisition et le déploiement d’une GED auprès des décideurs
  • Intégrer la GED dans le SI : interopérabilité
  • Penser la GED dans une perspective plus large : gouvernance de l’information.
  • Accompagner au changement avant, pendant et après
  • Public : initié à la gestion documentaire et à l’archivage
  • Durée : 1 jour
  • Modalités : présentiel ou distanciel

Projet ARCHIPEL : déploiement du système d’archivage mixte

Mission réalisée par Arkibos en sous-traitance de son partenaire CGI

Dans le cadre de sa stratégie de modernisation de la gestion documentaire, le Ministère des Armées a lancé ARCHIPEL, une plateforme d’archivage hybride (physique et numérique) basée sur la solution libre VITAM, développée dans le cadre d’un programme interministériel.

ARCHIPEL vise à garantir la conservation sécurisée à long terme de très gros volumes d’archives, tout en respectant les normes archivistiques (SEDA, NF Z42-013). Ce système est opéré par le Service Historique de la Défense et développé par CGI, avec une interface basée sur everteam.archive et un back office VITAM.

  • Déployer un système d’archivage mixte conforme et pérenne
  • Garantir l’interopérabilité avec les systèmes de gestion de documents existants
  • Renforcer la gouvernance documentaire et la maîtrise du cycle de vie

  • Recueil et analyse des besoins :

    • Identification des exigences métiers et réglementaires

    • Formalisation des cas d’usage archivistiques

  • Rédaction du dossier de conception :

    • Définition des fonctionnalités cibles de la solution ARCHIPEL

    • Structuration des flux et des services attendus

  • Accompagnement fonctionnel :

    • Présentation régulière de la solution à l’équipe projet du Ministère

    • Alignement des développements avec les attentes des utilisateurs

  • Formation des équipes CGI :

    • Prise en main de la solution everteam.archive

    • Sensibilisation aux enjeux spécifiques de l’archivage mixte

 

L’expertise d’Arkibos a permis de sécuriser le cadrage fonctionnel et de structurer le déploiement d’ARCHIPEL dans une logique de conformité et d’industrialisation.

 

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Projet AXONE : déploiement du système d’archivage mixte

Mission réalisée par Arkibos en sous-traitance de son partenaire Xelians

Dans le cadre de sa stratégie de modernisation documentaire, le Ministère de la Justice a initié le projet Axone pour déployer un système d’archivage hybride (papier et numérique) à valeur probante, basé sur la solution XAM intégrant le cœur VITAM et hébergée dans le cloud d’État NUBO. Ce projet remplace la solution d’archivage papier Avenio devenue obsolète.

  • Garantir la pérennité, l’intégrité et la conformité réglementaire des archives
  • Mettre en œuvre une solution d’archivage unifiée pour tous les types de documents
  • Assurer une interopérabilité avec d’autres services d’archives
  • Conduite de l’étude préalable : 
    • Analyse des besoins métiers
    • Evaluation des pratiques existantes et des contraintes fonctionnelles
  • Définition des processus cibles :
    • Versement dans le SAE, gestion du cycle de vie, élimination, versement aux Archives Nationales
    • Administration fonctionnelle, logistique et modalités d’accès
  • Pilotage des ateliers de spécifications fonctionnelles :
    • Coordination des parties prenantes
    • Rédaction des livrables de spécifications détaillées
  • Organisation de la reprise de l’existant :
    • Définition du périmètre et des règles de reprise
    • Refonte du plan de classement, amélioration de la qualité des données
  • Coordination des phases de recette :
    • Recette interne (Xelians) et recette client (Ministère)
    • Suivi des corrections et ajustements
  • Formation et accompagnement au changement :
    • Appui aux utilisateurs finaux
    • Animation des instances de gouvernance fonctionnelle

 

Grâce au projet Axone, le ministère dispose désormais d’un socle robuste et conforme pour gérer ses archives hybrides à long terme.

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Référentiel de conservation et déploiement du SAE Groupe

Mission réalisée par Arkibos en sous-traitance de son partenaire Viveris

Filiale du groupe Safran, Safran Electronics & Defense (SED) conçoit des technologies de pointe pour les secteurs de l’aéronautique, de la défense et du spatial. Pour répondre aux exigences croissantes en matière de conservation documentaire et sécuriser ses archives numériques, SED a engagé un projet de structuration de sa politique d’archivage.

  • Traduire la politique d’archivage groupe en un référentiel adapté aux métiers de Safran Electronics & Defense
  • Poser les bases d’un archivage pérenne et conforme aux exigences réglementaires et opérationnelles
  • Préparer le déploiement du Système d’Archivage Électronique (SAE) commun au groupe Safran
  • Recueil des besoins métiers par le biais d’ateliers avec les responsables d’activités et identification des typologies documentaires à archiver
  • État des lieux documentaire : analyse des documents d’activité et des archives existantes. Évaluation des pratiques de conservation en place.
  • Définition des règles de conservation : analyse réglementaire et métier. Définition des durées de conservation et des supports cibles.
  • Élaboration du référentiel de conservation : structuration du référentiel propre à Safran Electronics and Defense en cohérence avec celui du groupe, formalisation et validation des règles
  • Assistance au déploiement du SAE : ateliers de spécifications avec les métiers. Paramétrage des droits, des services producteurs, des métadonnées.
  • Formation et accompagnement au changement

 

Ce projet permet à SED d’asseoir une gouvernance documentaire robuste, condition essentielle pour un archivage électronique fiable et maîtrisé à l’échelle du groupe Safran.

 

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Elaboration d’un référentiel de conservation

Faisant partie des leaders mondiaux de la mobilité partagée, Keolis co construit avec les autorités des solutions de transport en commun sûres, performantes et durables qui renforcent l’attractivité des territoires. 

Sur la base d’un référentiel de plus de 600 typologies de document défini par son pôle Performance et transversalité, Keolis Lyon a souhaité être accompagné pour la définition et la construction d’un référentiel de conservation, en accord avec son statut d’entreprise privée délégataire d’un service public.

  • Mettre en conformité la politique d’archivage de Keolis Lyon en tant que gestionnaire d’archives publiques
  • Préparer d’éventuels transferts d’archives
  • Réduire les risques juridiques, opérationnels et organisationnels
  • Appliquer les DUA, sorts finaux et textes réglementaires aux documents du référentiel.
  • Réaliser un tableau de gestion et de conservation des documents de KEOLIS LYON à soumettre aux Archives départementales du Rhône et de la Métropole selon les normes et prérequis attendus.
  • Réaliser des ateliers de validation des DUA et sorts finaux avec les archivistes, documentalistes de Keolis Lyon et du SYTRAL.

 

Cette mission a permis à Keolis de répondre positivement et rapidement aux attentes du SYTRAL et des Archives départementales quant à l’organisation de ses archives renforçant ainsi sa position de partenaire de référence et son excellence opérationnelle.

 

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Constitution d’un patrimoine informationnel des gares

Dans une logique de pérennisation des savoirs et de valorisation de la mémoire technique, la SNCF Gares et connexions– Pôle Conception et Réalisation (CR) de la région Auvergne-Rhône-Alpes a engagé un projet de structuration documentaire autour de ses opérations en gare.

  • Construire un patrimoine informationnel fiable et accessible lié aux opérations de conception et de réalisation
  • Préparer le déploiement d’une GED en organisant les documents selon une logique métier partagée
  • Accompagner les équipes dans une démarche documentaire structurée et homogène
  • Identification des documents à valeur patrimoniale 
  • Définition d’une méthode de gestion documentaire 
  • Inventaire des archives papier
  • Accompagnement à l’inventaire de la matériauthèque

 

Ce projet, mené dans une logique de montée en maturité documentaire, permet à la SNCF d’anticiper la mise en place d’une GED pertinente et de valoriser la mémoire des projets ferroviaires à l’échelle régionale.

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Refonte de la gestion documentaire

Immo Mousquetaires, foncière emblématique du Groupement des Mousquetaires,  (Intermarché, Netto, Bricomarché…), gère un patrimoine immobilier vaste et complexe. Pourtant, ses documents, essentiels à ses opérations — plans, contrats, autorisations administratives — dormaient dispersés, non structurés, dans des répertoires numériques. Cette situation freinait l’accès rapide, la traçabilité et la conformité, créant un vrai risque opérationnel et juridique.

Face à cette situation, Immo Mousquetaire a lancé un projet global de refonte documentaire avec l’appui d’Arkibos. Objectif : sécuriser, structurer et valoriser ce patrimoine documentaire.

  • Disparité des pratiques de classement et de stockage
  • Manque de traçabilité et de recherche efficace
  • Risques juridiques liés à l’inaccessibilité de certains documents
  • Absence d’intégration documentaire avec les outils de gestion
  • Sous-exploitation de documents à forte valeur stratégique
  • Audit documentaire : état des lieux des pratiques, outils, formats et points de blocage
  • Cartographie des processus métiers : analyse des flux documentaires selon les étapes clés (foncier, travaux, exploitation…)
  • Création d’une fonction “Ressources Documentaires” : définition des missions, fiches de poste et accompagnement au recrutement
  • Benchmark de solutions d’analyse : identification d’outils pour nettoyer, indexer et structurer les vracs numériques
  • Choix d’Everteam Discover : outil retenu pour ses capacités d’analyse et d’indexation intelligente
  • Formalisation des besoins métiers : rédaction de l’expression de besoin pour cadrer le futur déploiement GED
  • Déploiement d’Everteam Discover : paramétrage, traitement des fonds existants, préparation à l’intégration GED

 

Plus qu’un simple projet informatique, il s’agit d’une transformation organisationnelle, métier et culturelle, visant à faire de la gestion documentaire un levier de performance, de conformité et de valorisation de l’information.

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Étude de cadrage puis déploiement de la Gouvernance de l’information.

Confronté à des processus documentaires éclatés et à une multiplicité d’outils, Lyon Métropole Habitat a sollicité Arkibos pour une étude stratégique. L’objectif ? Poser les bases d’une gouvernance de l’information claire et optimisée, dans un contexte de transformation digitale accélérée.

Poursuivant sa transformation, Lyon Métropole Habitat a ensuite choisi Arkibos pour déployer la Gouvernance de l’information.

 

Enjeux du projet 
  • Faire émerger une gestion documentaire cohérente dans un environnement jusqu’à présent marqué par le travail en silo
  • Définir des processus transverses et une gouvernance claire du cycle de vie de l’information
  • Mettre en cohérence les outils documentaires existants avec les besoins réglementaires d’un bailleur social
  • Réduire les risques juridiques, opérationnels et organisationnels liés à la mauvaise gestion de l’information
  • Accompagner le changement organisationnel lié à la refonte des procédures et des outils de gestion documentaire ainsi qu’à l’archivage électronique
  • Sélectionner et déployer des solutions répondant aux exigences techniques, fonctionnelles et réglementaires

 

  • Entretiens ciblés : rencontre des référents de chaque direction (RH, Marchés, Direction immobilière, Gestion locative, etc.) et des responsables des outils GED et métiers
  • Cartographie des risques : identification des points critiques liés à la production, aux flux et aux outils documentaires
  • Schéma d’urbanisation cible : définition de macro-processus de gestion documentaire et archivistique, recommandations d’outils adaptés
  • Feuille de route opérationnelle et scenarios : planification des actions à mener, estimation des charges, coûts, délais et accompagnements nécessaires.
  • Déployer la méthodologie d’analyse des flux documentaires et des besoins d’outillage (SAE, GED, évolutions des outils existants) élaborée en phase étude : définition des macro-processus métier et référentiels documentaires associés
  • AMOA pour l’acquisition et le déploiement d’un système d’archivage électronique (SAE):
    • Rédaction de l’appel à candidature et du cahier des charge
    • Analyse des candidatures dans le cadre du marché public
    • Analyse des offres
    • Appui à la décision pour choisir la solution la plus adaptée à l’aide d’un POC (proof of concept)
    • AMOA pour la conception et le déploiement de la solution
  • Accompagner au changement les équipes de LMH

 

Ce projet stratégique permet à Lyon Metropole Habitat de mettre en œuvre une gouvernance unifiée de l’information indispensable à sa modernisation, à son excellence opérationnelle et à la maîtrise de ses obligations réglementaires. Il lui permet également de sécuriser et structurer durablement ses archives numériques, en cohérence avec sa trajectoire de transformation digitale.

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Mise en œuvre d’une politique d’archivage groupe et optimisation des fonds d’archives physiques

Promoteur immobilier présent sur tout le territoire français, Kaufman & Broad a sollicité Arkibos pour structurer la gestion de ses archives dans une logique d’harmonisation, de conformité et de réduction des coûts. L’objectif : définir une politique d’archivage physique et électronique à l’échelle du groupe. 

Cette mission d’audit et de cadrage s’est poursuivie avec la mise en œuvre de la feuille de route définie lors du cadrage. Arkibos a piloté un projet stratégique : centraliser les fonds d’archives papier de Kaufman & Broad jusque-là dispersés apurés de plusieurs tiers-archiveurs, en les transférant vers un prestataire unique tout en améliorant la qualité des inventaires.

 

Enjeux du projet 
  • Réaliser un état des lieux global et détaillé des pratiques d’archivage ainsi qu’une cartographie des fonds d’archives
  • Sécuriser la conservation des documents papier et numériques
  • Préparer l’organisation à l’archivage électronique sécurisé
  • Uniformiser les règles d’archivage pour l’ensemble des entités
  • Réduire les volumes stockés en identifiant les documents à éliminer
  • Réduire les coûts liés aux multi-prestataires et aux contrats existants
  • Simplifier la gestion des archives papier à l’échelle nationale
  • Uniformiser les inventaires pour permettre une meilleure exploitation
  • Sécuriser les opérations de transfert et de mise en conformité
 
Le rôle d’Arkibos 
  • État des lieux détaillé des pratiques d’archivage papier
  • État des lieux des pratiques numériques : mails, GED, documents signés
  • Analyse des obligations de conservation par type de document et élaboration d’un référentiel de conservation
  • Rédaction de procédures d’archivage uniformes, diffusées à l’échelle du groupe
  • Étude de faisabilité autour d’un SAE ou coffre-fort électronique
  • Expression de besoin pour faire évoluer les outils de gestion documentaire
  • Analyse des contrats en cours : identification des leviers de renégociation tarifaire auprès des tiers-archiveurs et appui juridique
  • Pilotage des transferts : coordination logistique, planification, supervision des opérations et suivi qualité
  • Mise en qualité des inventaires : homogénéisation des données pour intégration dans l’outil du nouveau prestataire
    Campagnes d’élimination : identification des documents éliminables, encadrement des opérations de tri et de destruction
  • Intervention terrain (agences de Rennes et Nantes) : tri des archives et rédaction des inventaires en vue de leur externalisation

Grâce à cette démarche, Kaufman & Broad pose les bases d’une gouvernance documentaire pérenne, intégrant les enjeux réglementaires, organisationnels et technologiques.

Le projet d’optimisation des archives physiques du groupe, piloté de bout en bout par Arkibos, permet à Kaufman & Broad de renforcer la maîtrise de son patrimoine documentaire, tout en rationalisant ses coûts et en sécurisant ses obligations réglementaires.

 

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XELIANS - Ministère de la Justice – Déploiement du système d’archivage mixte Axone

Dans le cadre de sa stratégie de modernisation documentaire, le Ministère de la Justice a initié le projet Axone pour déployer un système d’archivage hybride (papier et numérique) à valeur probatoire, basé sur la solution XAM intégrant le cœur VITAM et hébergée dans le cloud d’État NUBO. Ce projet remplace la solution Avenio devenue obsolète.

Enjeux du projet :
  • Garantir la pérennité, l’intégrité et la conformité réglementaire des archives
  • Mettre en œuvre une solution d’archivage unifiée pour tous les types de documents
  • Assurer une interopérabilité avec les Archives Nationales
Le rôle d’Arkibos en appui à Xelians :
  • Conduite de l’étude préalable :
    • Analyse des besoins métiers
    • Évaluation des pratiques existantes et des contraintes fonctionnelles
  • Définition des processus cibles :
    • Versement dans le SAE, gestion du cycle de vie, élimination, versement aux Archives Nationales
    • Administration fonctionnelle, logistique et modalités d’accès
  • Pilotage des ateliers de spécifications fonctionnelles :
    • Coordination des parties prenantes
    • Rédaction des livrables de spécifications détaillées
  • Organisation de la reprise de l’existant :
    • Définition du périmètre et des règles de reprise
    • Refonte du plan de classement, amélioration de la qualité des données
  • Coordination des phases de recette :
    • Recette interne (Xelians) et recette client (Ministère)
    • Suivi des corrections et ajustements
  • Formation et accompagnement au changement :
    • Appui aux utilisateurs finaux
    • Animation des instances de gouvernance fonctionnelle

Grâce à cette intervention, le ministère dispose désormais d’un socle robuste et conforme pour gérer ses archives hybrides à long terme.