Arkibos est un cabinet de conseil indépendant, fondé à Lyon par Chloé Toledano en 2018, spécialisé dans la gouvernance de l’information, l’archivage et l’accompagnement au changement organisationnel.
Rejoint en 2023 par Eugénie Montez, puis par Thelma Daniel en 2024, Arkibos incarne un cabinet à taille humaine, agile et engagé.
Diplômée d’une maîtrise d’Histoire et d’un master en archivistique de l’Université d’Angers, Chloé Toledano débute sa carrière chez Unibail-Rodamco-Westfield, où elle occupe pendant 9 ans le poste de Responsable Archives Records Manager. Elle y structure la gouvernance documentaire d’un groupe international en pleine expansion, posant les bases d’une expertise solide et reconnue.
En 2012, elle rejoint le département Projets de la société Everteam, éditeur de logiciels spécialisé dans la gouvernance de l’information. Elle y pilote des projets de déploiement de systèmes d’archivage pour de grands comptes et conçoit des solutions sur mesure de gestion électronique des documents (GED).
Immobilier, aéronautique, santé, énergie ou assurance, elle intervient dans des univers variés, renforçant sa capacité d’adaptation et sa vision transversale des enjeux documentaires.
Forte de ce parcours riche et multisectoriel et de sa double compétence en gestion de l’information et en pilotage de projet informatique, elle fonde Arkibos en mai 2018.
Diplômée d’un master en Lettres et d’un master en Science de l’Information et des Bibliothèques, Eugénie Montez est consultante en GED, dématérialisation des processus métiers et archivage.
Pendant 3 ans, elle travaille au sein de la société Coexya pour accompagner les entreprises privées et publiques dans leur projet de déploiement de solutions de GED (Elo Digital) et de SAE (Vitam).
Elle réalise également des études pour aiguiller les entreprises dans la refonte de leur système d’information : recueil des besoins, aide au choix de solutions adaptées, formation aux concepts autour de la dématérialisation des processus métiers et des outils du marché, rédaction de cahiers des charges, de scénarii et feuilles de route.
Elle rejoint la société Arkibos en février 2023.
Diplômée d’un master en relations internationales et d’un master en science de l’information et des bibliothèques, spécialité archives numériques, Thelma Daniel est consultante en records management.
Pendant un an, elle revitalise la réflexion autour des archives et de la politique patrimoniale de l’Opéra de Lyon. Rattachée au service informatique, elle participe à des projets de transformation numérique, tels que la migration vers Microsoft 365 et la gestion d’un serveur d’archives.
Elle occupe ensuite, pendant trois ans et demi, le poste de responsable du service des archives pour le bureau parisien de la firme américaine Dechert LLP, cabinet d’avocats international spécialisé en droit des affaires. Elle supervise, en 2022, le déménagement du bureau de Paris et mène des projets de dématérialisation (signature électronique, numérisation, SAE).
Elle rejoint Arkibos en octobre 2024.
Mission réalisée par Arkibos en sous-traitance de son partenaire CGI
Dans le cadre de sa stratégie de modernisation de la gestion documentaire, le Ministère des Armées a lancé ARCHIPEL, une plateforme d’archivage hybride (physique et numérique) basée sur la solution libre VITAM, développée dans le cadre d’un programme interministériel.
ARCHIPEL vise à garantir la conservation sécurisée à long terme de très gros volumes d’archives, tout en respectant les normes archivistiques (SEDA, NF Z42-013). Ce système est opéré par le Service Historique de la Défense et développé par CGI, avec une interface basée sur everteam.archive et un back office VITAM.
Recueil et analyse des besoins :
Identification des exigences métiers et réglementaires
Formalisation des cas d’usage archivistiques
Rédaction du dossier de conception :
Définition des fonctionnalités cibles de la solution ARCHIPEL
Structuration des flux et des services attendus
Accompagnement fonctionnel :
Présentation régulière de la solution à l’équipe projet du Ministère
Alignement des développements avec les attentes des utilisateurs
Formation des équipes CGI :
Prise en main de la solution everteam.archive
Sensibilisation aux enjeux spécifiques de l’archivage mixte
L’expertise d’Arkibos a permis de sécuriser le cadrage fonctionnel et de structurer le déploiement d’ARCHIPEL dans une logique de conformité et d’industrialisation.
Mission réalisée par Arkibos en sous-traitance de son partenaire Xelians
Dans le cadre de sa stratégie de modernisation documentaire, le Ministère de la Justice a initié le projet Axone pour déployer un système d’archivage hybride (papier et numérique) à valeur probante, basé sur la solution XAM intégrant le cœur VITAM et hébergée dans le cloud d’État NUBO. Ce projet remplace la solution d’archivage papier Avenio devenue obsolète.
Grâce au projet Axone, le ministère dispose désormais d’un socle robuste et conforme pour gérer ses archives hybrides à long terme.
Mission réalisée par Arkibos en sous-traitance de son partenaire Viveris
Filiale du groupe Safran, Safran Electronics & Defense (SED) conçoit des technologies de pointe pour les secteurs de l’aéronautique, de la défense et du spatial. Pour répondre aux exigences croissantes en matière de conservation documentaire et sécuriser ses archives numériques, SED a engagé un projet de structuration de sa politique d’archivage.
Ce projet permet à SED d’asseoir une gouvernance documentaire robuste, condition essentielle pour un archivage électronique fiable et maîtrisé à l’échelle du groupe Safran.
Faisant partie des leaders mondiaux de la mobilité partagée, Keolis co construit avec les autorités des solutions de transport en commun sûres, performantes et durables qui renforcent l’attractivité des territoires.
Sur la base d’un référentiel de plus de 600 typologies de document défini par son pôle Performance et transversalité, Keolis Lyon a souhaité être accompagné pour la définition et la construction d’un référentiel de conservation, en accord avec son statut d’entreprise privée délégataire d’un service public.
Cette mission a permis à Keolis de répondre positivement et rapidement aux attentes du SYTRAL et des Archives départementales quant à l’organisation de ses archives renforçant ainsi sa position de partenaire de référence et son excellence opérationnelle.
Dans une logique de pérennisation des savoirs et de valorisation de la mémoire technique, la SNCF Gares et connexions– Pôle Conception et Réalisation (CR) de la région Auvergne-Rhône-Alpes a engagé un projet de structuration documentaire autour de ses opérations en gare.
Ce projet, mené dans une logique de montée en maturité documentaire, permet à la SNCF d’anticiper la mise en place d’une GED pertinente et de valoriser la mémoire des projets ferroviaires à l’échelle régionale.
Immo Mousquetaires, foncière emblématique du Groupement des Mousquetaires, (Intermarché, Netto, Bricomarché…), gère un patrimoine immobilier vaste et complexe. Pourtant, ses documents, essentiels à ses opérations — plans, contrats, autorisations administratives — dormaient dispersés, non structurés, dans des répertoires numériques. Cette situation freinait l’accès rapide, la traçabilité et la conformité, créant un vrai risque opérationnel et juridique.
Face à cette situation, Immo Mousquetaire a lancé un projet global de refonte documentaire avec l’appui d’Arkibos. Objectif : sécuriser, structurer et valoriser ce patrimoine documentaire.
Plus qu’un simple projet informatique, il s’agit d’une transformation organisationnelle, métier et culturelle, visant à faire de la gestion documentaire un levier de performance, de conformité et de valorisation de l’information.
Confronté à des processus documentaires éclatés et à une multiplicité d’outils, Lyon Métropole Habitat a sollicité Arkibos pour une étude stratégique. L’objectif ? Poser les bases d’une gouvernance de l’information claire et optimisée, dans un contexte de transformation digitale accélérée.
Poursuivant sa transformation, Lyon Métropole Habitat a ensuite choisi Arkibos pour déployer la Gouvernance de l’information.
Ce projet stratégique permet à Lyon Metropole Habitat de mettre en œuvre une gouvernance unifiée de l’information indispensable à sa modernisation, à son excellence opérationnelle et à la maîtrise de ses obligations réglementaires. Il lui permet également de sécuriser et structurer durablement ses archives numériques, en cohérence avec sa trajectoire de transformation digitale.
Promoteur immobilier présent sur tout le territoire français, Kaufman & Broad a sollicité Arkibos pour structurer la gestion de ses archives dans une logique d’harmonisation, de conformité et de réduction des coûts. L’objectif : définir une politique d’archivage physique et électronique à l’échelle du groupe.
Cette mission d’audit et de cadrage s’est poursuivie avec la mise en œuvre de la feuille de route définie lors du cadrage. Arkibos a piloté un projet stratégique : centraliser les fonds d’archives papier de Kaufman & Broad jusque-là dispersés apurés de plusieurs tiers-archiveurs, en les transférant vers un prestataire unique tout en améliorant la qualité des inventaires.
Grâce à cette démarche, Kaufman & Broad pose les bases d’une gouvernance documentaire pérenne, intégrant les enjeux réglementaires, organisationnels et technologiques.
Le projet d’optimisation des archives physiques du groupe, piloté de bout en bout par Arkibos, permet à Kaufman & Broad de renforcer la maîtrise de son patrimoine documentaire, tout en rationalisant ses coûts et en sécurisant ses obligations réglementaires.
Dans le cadre de sa stratégie de modernisation documentaire, le Ministère de la Justice a initié le projet Axone pour déployer un système d’archivage hybride (papier et numérique) à valeur probatoire, basé sur la solution XAM intégrant le cœur VITAM et hébergée dans le cloud d’État NUBO. Ce projet remplace la solution Avenio devenue obsolète.
Grâce à cette intervention, le ministère dispose désormais d’un socle robuste et conforme pour gérer ses archives hybrides à long terme.