Conseil en Gouvernance de l’information

De la réflexion au choix des prestataires, jusqu’à la mise en place des solutions techniques, ARKIBOS vous apporte son expertise et vous accompagne dans votre projet d’archivage ou de records management.

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Étude de cadrage - Gouvernance de l’information et gestion documentaire

Confronté à des processus documentaires éclatés et des outils inadaptés, Lyon Métropole Habitat (LMH) a sollicité Arkibos pour une étude stratégique. L’objectif ? Poser les bases d’une gouvernance de l’information claire et optimisée, dans un contexte de transformation digitale accélérée.

Enjeux du projet :
  • Travailler à une gestion documentaire cohérente dans un environnement marqué par le travail en silo
  • Définir des processus transverses et une gouvernance claire du cycle de vie de l’information
  • Mettre en cohérence les outils documentaires existants avec les besoins réglementaires d’un bailleur social
  • Réduire les risques juridiques, opérationnels et organisationnels liés à la mauvaise gestion de l’information
 
Le rôle d’Arkibos :
  • Entretiens ciblés : rencontre des référents de chaque direction (RH, Marchés, Comptabilité, Gestion locative, etc.) et des responsables des outils GED et métiers
  • Cartographie des risques : identification des points critiques liés à la production, aux flux et aux outils documentaires
  • Schéma d’urbanisation cible : définition de macro-processus de gestion documentaire et archivistique, recommandations d’outils adaptés
  • Feuille de route opérationnelle : planification des actions à mener, estimation des charges, coûts, délais et accompagnements nécessaires

 

Cette mission pose les fondations d’une gouvernance unifiée de l’information, indispensable à la modernisation de LMH et à la maîtrise de ses obligations réglementaires et opérationnelles.

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Optimisation et transfert des fonds d’archives

Kaufman & Broad, acteur majeur de la promotion immobilière en France, a confié à Arkibos la gestion d’un projet stratégique : centraliser ses fonds d’archives papier jusque-là dispersés apurés de  plusieurs tiers-archiveurs, en les transférant vers un prestataire unique tout en améliorant la qualité des inventaires.

Enjeux du projet :
  • Simplifier la gestion des archives papier à l’échelle nationale
  • Réduire les coûts liés aux multi-prestataires et aux contrats existants
  • Uniformiser les inventaires pour permettre une meilleure exploitation
  • Sécuriser les opérations de transfert et de mise en conformité
  • Identifier les documents à éliminer pour optimiser les volumes stockés
 
Le rôle d’Arkibos :
  • Analyse des contrats en cours : identification des leviers de renégociation tarifaire auprès des tiers-archiveurs et appui juridique
  • Pilotage des transferts : coordination logistique, planification, supervision des opérations et suivi qualité
  • Mise en qualité des inventaires : homogénéisation des données pour intégration dans l’outil du nouveau prestataire
  • Campagnes d’élimination : détection des documents éliminables, encadrement des opérations de tri et de destruction
  • Intervention terrain (agences de Rennes et Nantes) : tri des archives et rédaction des inventaires en vue de leur externalisation

 

Ce projet, piloté de bout en bout par Arkibos, permet à Kaufman & Broad de renforcer la maîtrise de son patrimoine documentaire, tout en rationalisant ses coûts et en sécurisant ses obligations réglementaires.

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Mise en œuvre d’une politique d’archivage groupe

Promoteur immobilier présent sur tout le territoire français, Kaufman & Broad a sollicité Arkibos pour structurer la gestion de ses archives dans une logique d’harmonisation, de conformité et de réduction des coûts. L’objectif : définir une politique d’archivage physique et électronique à l’échelle du groupe.

Enjeux du projet :
  • Réaliser un état des lieux global et détaillé des pratiques d’archivage ainsi qu’une cartographie des fonds d’archives
  • Réduire les volumes stockés et les coûts associés
  • Uniformiser les règles d’archivage pour l’ensemble des entités
  • Sécuriser la conservation des documents papier et numériques
  • Préparer l’organisation à l’archivage électronique sécurisé

Le rôle d’Arkibos :
Archivage physique :
  • État des lieux détaillé des pratiques d’archivage papier
  • Analyse des obligations de conservation par type de document
  • Identification et élimination des archives obsolètes
  • Rédaction de procédures d’archivage uniformes, diffusées à l’échelle du groupe

Archivage électronique :
  • État des lieux des pratiques numériques : mails, GED, documents signés
  • Création d’un référentiel de conservation pour les documents électroniques
  • Étude de faisabilité autour d’un SAE ou coffre-fort électronique
  • Expression de besoin pour faire évoluer les outils de gestion documentaire

Grâce à cette démarche, Kaufman & Broad pose les bases d’une gouvernance documentaire pérenne, intégrant les enjeux réglementaires, organisationnels et technologiques.

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XELIANS - Ministère de la Justice – Déploiement du système d’archivage mixte Axone

Dans le cadre de sa stratégie de modernisation documentaire, le Ministère de la Justice a initié le projet Axone pour déployer un système d’archivage hybride (papier et numérique) à valeur probatoire, basé sur la solution XAM intégrant le cœur VITAM et hébergée dans le cloud d’État NUBO. Ce projet remplace la solution Avenio devenue obsolète.

Enjeux du projet :
  • Garantir la pérennité, l’intégrité et la conformité réglementaire des archives
  • Mettre en œuvre une solution d’archivage unifiée pour tous les types de documents
  • Assurer une interopérabilité avec les Archives Nationales
Le rôle d’Arkibos en appui à Xelians :
  • Conduite de l’étude préalable :
    • Analyse des besoins métiers
    • Évaluation des pratiques existantes et des contraintes fonctionnelles
  • Définition des processus cibles :
    • Versement dans le SAE, gestion du cycle de vie, élimination, versement aux Archives Nationales
    • Administration fonctionnelle, logistique et modalités d’accès
  • Pilotage des ateliers de spécifications fonctionnelles :
    • Coordination des parties prenantes
    • Rédaction des livrables de spécifications détaillées
  • Organisation de la reprise de l’existant :
    • Définition du périmètre et des règles de reprise
    • Refonte du plan de classement, amélioration de la qualité des données
  • Coordination des phases de recette :
    • Recette interne (Xelians) et recette client (Ministère)
    • Suivi des corrections et ajustements
  • Formation et accompagnement au changement :
    • Appui aux utilisateurs finaux
    • Animation des instances de gouvernance fonctionnelle

Grâce à cette intervention, le ministère dispose désormais d’un socle robuste et conforme pour gérer ses archives hybrides à long terme.