ARKIBOS est expert dans la gestion du cycle de vie des données et documents

Archivage

Que les archives soient physiques, électroniques ou hybrides (à la fois électroniques et papiers), les principes, enjeux et objectifs restent les mêmes : il s’agit d’identifier, collecter, qualifier, authentifier, communiquer, valoriser, préserver et conserver dans le temps des documents aux valeurs probatoires, testimoniales et patrimoniales.

C’est davantage dans la mise en application de la politique d’archivage et des pratiques d’archivage qu’apparaissent des différences de traitement :

Pour l’archivage physique : l’attention sera portée sur la gestion des salles, les mobilités entre les salles d’archives, les procédures d’enlèvement, de communication et d’élimination, les possibilités d’externalisation, les relations avec les prestataires de tiers archivage, les possibilités d’optimisation et de rationalisation des salles d’archives.

Pour l’archivage électronique : l’attention sera davantage portée sur la pérennité de l’archive numérique pour prouver que rien n’est venu l’altérer. Cela se traduira par la mise en place de mécanismes de scellement, de conservation de l’empreinte de l’archive et/ou de signatures électroniques pour conserver la valeur probante de l’archive (prouver l’authenticité et l’intégrité de l’archive). L’intérêt se portera également sur les solutions de systèmes d’archivage électronique, le niveau de conformité souhaité aux exigences réglementaires et l’automatisation des versements dans le SAE.

Pour l’archivage hybride : Avoir une gestion des archives facilitée et optimisée malgré la présence de différents formats au sein d’un même ensemble cohérent sera l’objet principal d’attention.

Records Management

Lorsque le cycle d’élaboration d’un document touche à sa fin, le document prend un nouveau statut impliquant de nombreux effets :

• Le document est validé et selon sa valeur, il devient un témoignage prouvant un fait, une décision, un acte, une opinion.
• Ce n’est plus uniquement l’information que le document contient qui est importante et qu’il appartient de gérer mais c’est également son support qui doit être préservé et non altéré.
• Le responsable du document change : en cycle d’élaboration, les contributeurs en sont responsables. Dès la validation du document, l’organisation ou l’entreprise est désormais responsable du document et de sa conservation.

C’est dans ce contexte qu’intervient le Records Management, ou gestion des documents d’activités, gestion des documents engageants.

S’inscrire dans une démarche de Records Management permet d’assurer l’identification, l’accessibilité et la gestion optimisée des documents engageants d’une entreprise et de prévenir les risques juridiques, financiers et réglementaires.

Gestion électronique des documents et des données

Depuis sa création, numérisation ou capture jusqu’à sa destruction ou conservation, le document passe par différentes étapes (modification, partage, validation, diffusion, signature) et traverse différentes solutions (solutions métiers, boite mails, intranet, portail client, extranet, plateforme de signature électronique, serveur de fichier). Le principal enjeu, quand on souhaite acquérir une solution de gestion électronique des documents, est aujourd’hui d’intégrer la gestion du document dans l’écosystème et le système d’information global de l’organisation et de repenser l’ensemble des flux métiers et processus dématérialisés (workflow).

Evidemment, les principes fondamentaux de la gestion électronique des documents persistent, à savoir organiser les informations autour de métadonnées ou de plan de classement plus ou moins dynamiques, permettre d’accéder facilement et rapidement à l’information dont on a besoin, avoir une base unique et commune pour l’ensemble des documents d’une organisation, gérer les différentes versions des documents ainsi qu’assouplir les échanges et les partages externes et internes.

Normes

Le métier de l’archiviste est gouverné par un ensemble de normes de plus en plus nombreuses donnant l’impression d’une jungle dans laquelle il est facile de se perdre.

Arkibos vous propose des repères pour retrouver votre chemin et vous accompagner dans vos projets de mise en conformité que ce soit pour des projets d’archivage, de record management, de gestion documentaire ou de numérisation.

Les normes sont des ensembles de règles fixant les conditions de la réalisation d’une opération, de l’exécution d’un objet ou de l’élaboration d’un produit dont on veut unifier l’emploi ou assurer l’interchangeabilité. C’est l’Association française de normalisation (Afnor) qui travaille à la mise en place de normes concernant l’archivage tandis qu’au niveau international, il s’agit de l’Organisation internationale de normalisation (ISO), et du Conseil international des archives (CIA).

Plusieurs types de normes existent :

• Des normes sur les démarches à suivre : stratégie, politique d’archivage, guides pour l’organisation et la gestion des documents d’archive (Iso 15 489)
• Des normes de spécifications : modèles de description (OAIS, MEDONA, SEDA), spécifications d’un système d’archivage électronique SAE (NFZ 42-013 et son pendant Iso14641-1), spécification des prestations de numérisation fidèle de documents (NF 42-026).
• Des normes technologiques concernant des aspects techniques : définition du format de fichier à utiliser pour des versements dans un SAE (Iso 19005)

Au-delà des normes, des marques de certification attestent de l’application de certaines normes au sein des organisations. C’est le cas, par exemple, de la certification NF 461 qui atteste du respect de la norme NFZ42-013 (SAE) et est délivrée après un audit de certification. La NF Service – NF544 certifie, quant à elle, la conformité à la NFZ42-026 (copie fidèle).

Les normes peuvent être à la fois des opportunités comme des contraintes fortes pour votre organisation. L’idée est d’en prendre connaissance, d’étudier la pertinence de les appliquer selon vos besoins et de décider du niveau de conformité que vous souhaitez adopter via-à vis de ces normes.

Méthodologie

Notre méthodologie se veut simple et accessible en alliant théorie et pragmatisme et en s’adaptant à chaque projet et à chaque contexte.

Elle emprunte aux méthodes prédictives l’importance accordée aux phases de cadrage et de spécifications qui permettent de mener une réflexion poussée sur les directions à prendre, le périmètre d’intervention et les objectifs à atteindre.

Elle emprunte aux méthodes agiles le soucis de la transparence, de la communication régulière, de la compréhension d’objets complexe de manière rapide et de la satisfaction des utilisateurs finaux. Elle prend en compte les utilisateurs finaux et cherche à les intégrer dans les différentes étapes du projet pour qu’ils puissent au fur et à mesure comprendre les enjeux de la gestion documentaire et du numérique, apporter et s’adapter au changement.