Projet global de refonte de la gestion documentaire

Immo Mousquetaire, foncière du Groupement des Mousquetaires, a sollicité Arkibos pour :

• Réaliser un audit de l’existant
• Réaliser une cartographie de la production documentaire associée aux processus métiers
• L’assister dans la création d’une nouvelle fonction Ressources documentaire et le recrutement des membres de ce service
• Réaliser un Benchmark de solutions pour traiter les documents existants
• Rédiger l’expression des besoins métier pour les évolutions de la GED et des passerelles avec les outils de gestion
• L’assister dans le déploiement de l’outil Everteam Discover permettant d’analyser, assainir et indexer les vracs numériques

Accompagnement sur les nouvelles orientations à prendre pour la fonction Archives

Carrefour Property, propriétaire des murs des supermarchés de l’enseigne Carrefour a fait appel à Arkibos pour l’accompagner dans sa gestion documentaire et archivistique immobilière. Arkibos est intervenu sur les actions suivantes :

• Aide à la décision concernant l’internalisation ou l’externalisation de la fonction Archives
• Identification du périmètre documentaire et des flux privilégiés
• Audit des pratiques de la GED

Aide et accompagnement au choix d’une solution de GED

WO2 (Icawood) est le pionnier et leader français de la promotion de bureaux bas carbone en bois massif.
Arkibos a aidé WO2 dans le choix d’une solution de GED permettant de sécuriser et de partager les datarooms des actifs immobiliers développés par WO2.
Arkibos a ensuite accompagné WO2 lors des phases de conception et de recette de la solution.

Etude de cadrage : gouvernance de l’information et transformation digitale

Lyon Metropole Habitat a sollicité Arkibos pour l’aider dans la définition d’une gouvernance de l’information claire et optimisée sur tout le cycle de vie. Cet objectif s’atteint par :

• L’identification et la priorisation des risques sur les flux de documents et de données
• La définition d’un schéma d’urbanisation commun de gestion de l’information et des solutions techniques associées 
• L’appropriation par chacun des enjeux et problématiques de la dématérialisation et de la gestion de l’information en environnement numérique
• L’ établissement d’une feuille de route de transformation numérique

Accompagnement fonctionnel au déploiement du système d’archivage mixte du Ministère de la justice (Axone)

En sous-traitance de Xelians, Arkibos est intervenu en tant que lead fonctionnel pour réaliser les missions suivantes :

• Etude et cadrage préalable à la mise en place du nouveau système
• Définition des nouveaux processus cibles
• Conception et prototypage des différents flux d’archivage papier ou électronique
• Définition des modalités de reprise de l’existant
• Accompagnement et formation des utilisateurs finaux

Accompagnement à la conception du système d’archivage mixte du Ministère des armées (ARCHIPEL)

Arkibos est intervenu en assistance à CGI pendant un an pour définir la solution ARCHIPEL, basée sur la solution Vitam  (pour le Back-office) et sur la solution everteam.archive (pour l’interface utilisateur).

• Recueil et analyse des besoins du Ministère
• Rédaction du dossier de conception
• Formation des équipes CGI à l’application everteam.archive

Déploiement et migration d’une nouvelle solution d’archivage hybride

Le groupe PSA, constructeur automobile, a décidé de remplacer sa solution d’archivage hybride mixte par une solution pérenne et conforme à la norme NF Z 42-013.

Arkibos a apporté son conseil et son expertise auprès des équipes projet de GFI, en charge de l’intégration et de l’éditeur Everteam pour :

• Animer les ateliers de spécifications fonctionnelles
• Spécifier les évolutions de la solution standard IG Suite everteam au regard des besoins client PSA.

Accompagnement au choix d’un nouvel SAE

Arkibos a accompagné le service Information Technology & Solutions / Document & Archiving Center de Sanofi pour :

• Recueillir et analyser les besoins métiers de Sanofi (cartographie des processus et des applications)
• Rédiger un RFP
• Réaliser un benchmark des solutions du marché

Déploiement d’une solution d’archivage hybride

Arkibos a assisté les équipes projet Saint Gobain (conception, production et distribution de matériaux) et Viveris (ESN) lors de la phase de conception du systèmes d’archivage hybride DARWIN :

• Pilotage des ateliers fonctionnels
• Relecture des spécifications
• Assistance à la recette de l’application

Déploiement de la nouvelle solution d’archivage hybride de BNP Paribas (LOIRE 2) et migration des données

BNP Paribas a chosi de gérer ses archives physiques à l’aide de la solution X-AM.

Arkibos est intervenu avec Xelians pour concevoir les processus dématérialisés de la nouvelle solution et rendre possible la migration des données de la précédente solution d’archivage en définissant et pilotant le reprise des données.

Constitution d’un patrimoine informationnel des gares

Arkibos intervient pour aider les équipes du pôle CR (Conception et Réalisation) de la région AURA à construire, maitriser et rendre facilement accessible un patrimoine informationnel des gares dans la perspective du déploiement d’une solution de GED. L’accompagnement se traduit par :

• L’identification des documents pertinents pour constituer le patrimoine informationnel d’une gare
• La définition d’une méthode de travail et d’une organisation pour gérer ces documents
• L’aide à la réalisation de l’inventaire des archives papier
• L’aide à l’optimisation et à la réalisation de l’inventaire de la matériauthèque