Audit et cadrage

Phase de cadrage stratégique indispensable au bon déroulement du projet d’archivage ou de records management. Permet de définir les meilleures options organisationnelles, techniques et financières, de mesurer les bénéfices et les risques du projet.

ARKIBOS vous aide à :

• Construire un diagnostic par le biais d’audits et d’enquêtes,
• Réaliser une étude d’opportunité et de faisabilité fonctionnelle, technique, organisationnelle et financière,
• Produire une étude de cadrage : contexte, objectifs, planning, budget, équipe et livrables.

L’objectif d’ARKIBOS : construire un projet d’archivage ou de Records Management solide, avec une approche simple et pragmatique.

Politique d’archivage et Stratégie de gouvernance de l’information

Rien ne sert de choisir une solution technique si l’information n’est pas organisée !

• La politique d’archivage définit le périmètre d’application de l’archivage, les outils et acteurs de l’archivage et le mode de gouvernance.
• Le référentiel de conservation définit le cycle de vie et les règles de gestion par typologie de données et de documents. Il est la colonne vertébrale de votre système, il ne peut exister sans.
• La gouvernance de l’information définit les outils, les processus cibles, le périmètre d’application et le niveau de conformité réglementaire à atteindre pour une gestion optimisée des documents et des données sur tout leur cycle de vie.

Par le biais d’enquêtes auprès des services de l’entreprise et l’animation d’un réseau « d’experts internes » (juristes, risques managers, auditeurs, DPO…), les experts d’ARKIBOS vous aident à :

• Définir la politique d’archivage
• Concevoir un référentiel de conservation
• Définir une stratégie de gouvernance de l’information
• Construire un référentiel documentaire
• Définir une méthode de travail et des procédures pour constituer des fonds documentaires au regard d’un référentiel
• Concevoir un système d’information cohérent

Aide au choix d’une solution

Une fois le cycle de vie des données et documents défini vient le choix d’une solution technique adaptée. ARKIBOS met à profit sa connaissance des outils existants et propose des benchmarks de solutions.

Arkibos peut :

• vous assister dans l’organisation et l’évaluation d’un POC (preuves de concept)
• rédiger un cahier des charges
• vous aider dans l’organisation de l’appel d’offre, l’analyse des réponses et l’aide au choix

ARKIBOS incitera les éditeurs figurant dans votre sélection à vous montrer, de façon concrète, comment ils comptent répondre aux exigences particulières de votre société afin de limiter les risques projets.

Accompagnement projet (AMOA)

ARKIBOS vous assiste dans la mise en œuvre de la solution choisie. Nos experts pilotent les ateliers de spécifications fonctionnelles, rédigent ou relisent les dossiers de spécifications fonctionnelles et techniques afin de valider ces livrables, documents garants de la mise en œuvre de la solution dans le respect de vos besoins et de votre budget.

Enfin, ARKIBOS accompagne le changement organisationnel auprès des métiers concernés par l’outil de GED ou le système d’archivage, définit les plans de formation, anime des formations, produit des supports. Une fois votre SAE en production, ARKIBOS propose un accompagnement à la certification NF461 par le biais d’un pré audit.

Arkibos vous accompagne à chacune des étapes.

Et vous, à quelle étape de votre projet en êtes-vous ?