Dans la jungle des normes
Le métier de l’archiviste est gouverné par un ensemble de normes de plus en plus nombreuses.
Une jungle dans laquelle il est facile de se perdre.
ARKIBOS vous propose quelques repères pour retrouver votre chemin.
Qui fait les normes pour l’archivage ?
En France, c’est l’Association française de normalisation (Afnor) qui travaille à la mise en place de normes concernant l’archivage. Au niveau international, il s’agit de l’Organisation internationale de normalisation (ISO), et du Conseil international des archives (CIA). Au sein de ces organisations, certaines commissions et sous commissions sont plus particulièrement en charge de l’archivage et du records management. Les commissions françaises à l’AFNOR ont leurs pendants à l’ISO.
Quelles sont les normes de l’archivage ?
Les normes intéressant l’archivage peuvent être :
- De démarches (elles concernent la stratégie, la politique d’archivage …)
- De spécifications (elles concernent l’organisation et la mise en œuvre d’un SAE par exemple ou la description archivistique)
- Technologiques (elles concernent des aspects techniques tels que les formats)
Le tableau en téléchargement présente et organise les différentes normes et marques pour l’archivage et le records management.
Pourquoi et comment faire certifier un SAE ? Focus sur la marque NF 461.
La norme AFNOR NFZ 42013 porte sur les spécifications d’un système d’archivage électronique (SAE). Elle fixe l’état de l’art de l’archivage électronique.
Pour savoir si un SAE, ou un service d’archivage hébergé chez un prestataire respecte cette norme, il faut contrôler chaque aspect fonctionnel et technique du SAE à l’aide d’un référentiel de certification basé sur la norme. Ce travail de vérification nécessite une expertise importante.
L’entreprise qui le souhaite peut choisir d’entrer dans une démarche de certification marque NF 461 en s’adressant à l’AFNOR Certification. Après en avoir fait la demande, l’entreprise passe un audit de certification, puis des audits annuels de contrôle. Elle s’acquitte d’un droit de marque à AFNOR Certification. La marque NF 461 est une démarche volontaire.
La marque NF461 est un gage de qualité du SAE. Elle ne donne pas de valeur légal aux documents archivés mais permet de démontrer si besoin que le SAE mis en œuvre respecte les contraintes précisées dans le référentiel de la marque, et ainsi de faciliter la démonstration juridique si besoin.
Que disent les normes au sujet de la dématérialisation et de la destruction des originaux papier ?
Après la modification de l’article 1379 du code civil et le décret du 5 décembre 2016 qui établissent le principe de la copie électronique présumée fiable, la norme NF Z42-026 publiée en mai 2017, spécifie quant à elle, les prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations. Il s’agit des règles de l’art des prestations de numérisation fidèle.
Comme pour la norme NF Z42-013, la norme NF Z42-026 a donné naissance à une nouvelle marque NF 544 délivré par AFNOR Certification. Elle permet aux prestataires de numérisation et aux services internes de numérisation des entreprises de faire vérifier la qualité de leur chaîne de numérisation fidèle.
La marque NF 544 n’autorise pas la destruction de tous les originaux numérisés grâce à une chaîne de numérisation fidèle, elle rend possible la destruction de ceux pour lesquels il existe une réglementation autorisant explicitement la destruction des originaux qui ont fait l’objet d’une numérisation fidèle.